Czym jest KSeF i kogo dotyczą zmiany?
KSeF to Krajowy System e-faktur, czyli oficjalna platforma państwowa do przesyłania i przechowywania faktur. Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF jest obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw i wybranych branż. Kolejne etapy wprowadzania obejmują: od 1 lipca 2026 średnie przedsiębiorstwa, a od 1 stycznia 2027 obowiązek będzie dotyczył wszystkich pozostałych podmiotów, z nielicznymi wyjątkami. Jak to działa? Faktura nie trafia bezpośrednio do klienta. Najpierw jest przesyłana do systemu, tam otrzymuje unikalny identyfikator i zostaje zarejestrowana w centralnej bazie. Dopiero w kolejnym etapie może zostać udostępniona odbiorcy. KSeF ma pełną kontrolę nad fakturami i zwiększa bezpieczeństwo obrotu dokumentami.
KSeF a integracje systemowe
Docelowo każda faktura sprzedażowa musi trafić do KSeF. Sposób jej wysyłki zależy od tego, jak prowadzisz sprzedaż i z jakich narzędzi korzystasz. Dobra wiadomość jest taka, że nie każdy sklep internetowy musi wdrażać skomplikowaną integrację techniczną. Są różne ścieżki, od ręcznych po w pełni automatyczne. Najważniejsze pytanie, to ile wystawiasz faktur i w jaki sposób je generujesz?
Sklep internetowy z małą liczbą zamówień i niewielką liczba faktur - obsługa ręczna
Jeżeli prowadzisz niewielki sklep internetowy i wystawiasz tylko kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie, nie musisz zmieniać sposobu działania swojej firmy ani wdrażać dodatkowych systemów. Wystarczy korzystać z rządowego systemu KSeF dostępnego przez e-Urząd Skarbowy i ręcznie dodawać faktury.
- Wejdź na stronę Krajowego Systemu e-Faktur.
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego (Profil Zaufany, e-Dowód lub bankowość elektroniczna).
- Przejdź do modułu KSeF.
- Wybierz opcję wystawienia lub dodania faktury.
- Uzupełnij dane lub wgraj fakturę w wymaganym formacie.
- Wyślij dokument i poczekaj na nadanie numeru KSeF.
Sklep internetowy korzystający z zewnętrznego programu do fakturowania
Jeśli korzystasz z popularnego programu do fakturowania, takiego jak inFakt, Fakturownia, enova365 lub podobnego, nie musisz podejmować żadnych dodatkowych działań technicznych. Dostawcy tych systemów oferują już gotowe integracje z KSeF. W praktyce oznacza to, że wystawiasz faktury dokładnie tak jak dotychczas, a system automatycznie przesyła je do Krajowego Systemu e-Faktur, odbiera statusy oraz przechowuje dokumenty. Dla przedsiębiorcy proces jest niemal niezauważalny.
Sklep internetowy lub aplikacja z dedykowanym systemem faktur - integracja przez API KSeF
Jeżeli Twój sklep internetowy lub aplikacja webowa działa w oparciu o własny, dedykowany system sprzedażowy lub ERP, konieczne będzie połączenie z KSeF poprzez API. W takim przypadku należy wystąpić o dostęp do API KSeF i wdrożyć odpowiednią integrację. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w sklepach o dużej skali sprzedaży, gdzie kluczowa jest pełna automatyzacja procesu fakturowania.
