Jak wykorzystać OCR do automatyzacji procesów w Twojej firmie
1. Czym jest OCR?
OCR (Optical Character Reader) to technologia, która umożliwia konwersję tekstu pisanego lub drukowanego w postać cyfrową. Technologia rozpoznaje poszczególne znaki (litery, znaki specjalne, grafiki, wykresy, itp.), a następnie zamienia je w cyfrowy plik tekstowy, który możemy dowolnie edytować czy kopiować. Programy oparte o technologię OCR wykonują skan dokumentu, wyszukują poszczególnych treści i konwertują je do formy cyfrowej. Poszczególne znaki są rozkładane na piksele i porównywane z istniejącymi rekordami w bazie danych, w celu znalezienia najbliższego połączenia. W nieco bardziej zaawansowanych programach OCR znaki dzielone są ze względu na swoje fizyczne komponenty, takie jak kąty czy zakrzywienia i dopasowywane są do odpowiadających im liter, cyfr, itp.
2. Główne zalety OCR
Fundamentalną zaletą technologii OCR jest duża oszczędność czasu. Ręczne przepisywanie i uzupełnianie dokumentacji jest bardzo czasochłonne. Program OCR pozwala na wykonanie mozolnej pracy w kilka minut. Drugą ważną zaletą jest możliwość łatwej analizy dokumentów. Rozpoznawanie konkretnych danych lub możliwość wyszukiwania kluczowych fraz sprawia, że szybko i skutecznie możemy znaleźć niezbędne informacje. Dużą zaletą jest również posiadanie wszystkich istotnych plików w jednym miejscu. Dzięki łatwej archiwizacji i dostępowi do plików w dowolnym miejscu i czasie możemy mieć wszystkie ważne dokumenty i dane zawsze pod ręką. Warto wspomnieć również o bardzo łatwym obiegu dokumentów, co usprawnia organizację pracy oraz kontakt między poszczególnymi działami czy firmą a klientem.
Dzięki OCR możemy przenieść tekst, tabelę, dane z pliku pdf do edytowalnego dokumentu tekstowego bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Precyzyjność OCR szacuje się nawet do 99%. System można wykorzystać do zautomatyzowania wielu procesów w firmie, zależnie od branży.
3. OCR w bankowości
Technologia OCR jest powszechnie używana w bankowości. Wspomaga proces zarządzania danymi eliminując konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów, takich jak rachunki, faktury czy umowy kredytowe. Automatyczne pobieranie i uzupełnienie danych klienta oraz ich natychmiastowe przetworzenie znacznie usprawnia obsługę klienta z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Doskonałym przykładem wykorzystania technologii OCR jest funkcja w aplikacjach mobilnych, która skanuje dane z faktury i przenosi je w odpowiednie pola do wykonania przelewu.
4. OCR w medycynie
OCR ma również szerokie zastosowanie w branży medycznej. Technologia ta jest szczególnie przydatna pod względem archiwizacji i dostępu do historii medycznej pacjenta. Całość dokumentacji, wyników badań, recept, może być przechowywana w jednym miejscu i z łatwością przeszukiwana przez pacjenta czy personel medyczny.
5. OCR w branży prawniczej
Ilość przetwarzanych i archiwizowanych dokumentów w branży prawniczej jest ogromna. Cyfryzacja dokumentacji niweluje problem z ich przechowywaniem, a przede wszystkim znacznie usprawnia proces wyszukiwania informacji w aktach, umowach, pismach procesowych itd. W dokumentach przetworzonych za pomocą optycznego rozpoznawania tekstu z łatwością odnajdziemy konkretny paragraf, przypis czy słowo. System OCR w kancelarii adwokackiej, notarialnej czy radcy prawnego zapewni lepszy dostęp do informacji, sprawny obieg dokumentacji oraz lepszą organizację pracy.
6. OCR w księgowości
OCR to funkcjonalność dostępna w wielu programach księgowych. Skanowanie OCR umożliwia rozpoznanie odpowiednich elementów faktur, takich jak dane osobowe, numer faktury, termin płatności czy kwoty brutto i netto. Program OCR oprócz usprawnienia pracy osób pracujących w księgowości czy biurze rachunkowym przydaje się również klientom, którzy zamiast kolekcjonować i osobiście przekazywać faktury co miesiąc, będą mogli po prostu zrobić i przesłać ich skan.
Technologia optycznego rozpoznawania tekstu z pewnością dalej będzie się rozwijać i zdobywać zastosowanie w kolejnych branżach, głównie ze względu na fakt, że coraz to więcej spraw chcemy i możemy załatwiać zdalnie. Jeżeli chcesz porozmawiać o tym, jak możesz wykorzystać technologię OCR w Twojej aplikacji, skontaktuj się z nami i umów się na rozmowę.