Automatyzacje technologiczne - zwiększenie efektywności i racjonalizacja budżetu
1. Czym jest automatyzacja technologiczna
Automatyzacje technologiczne są to wszelkiego rodzaju rozwiązania, które ułatwiają i przyspieszają czasochłonne prace wykonywane do tej pory ręcznie. Nawet pozornie drobna automatyzacja, jak na przykład automatyczna wysyłka maili, pozwala zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu przedsiębiorcy oraz jego pracowników. Wprowadzając rozwiązania optymalizujące czas pracy nad istotnymi procesami w naszej firmie, jesteśmy w stanie znacznie usprawnić marketing, zarządzanie zamówieniami, logistykę czy obsługę klienta. Jednocześnie nie musimy zwiększać kosztów związanych z zatrudnieniem i utrzymaniem nowych pracowników.
2. Przydatne automatyzacje technologiczne
To jakie automatyzacje będą przydatne dla Ciebie, zależy przede wszystkim od specyfiki Twojej branży i potrzeb Twojej firmy oraz jej klientów. Przede wszystkim zastanów się, co pochłania najwięcej Twojego czasu i uwagi. Jaka czynność wykonywana ręcznie generuje największą ilość błędów? Jeśli prowadzisz firmę, z pewnością przychodzi Ci do głowy mnóstwo mozolnych procesów, które chętnie usprawnisz lub przekażesz komuś innemu.
W naszym przypadku jedną z czynności, która była dość czasochłonna, było przekazywanie informacji pomiędzy klientem a zespołem technicznym. Odpowiednim rozwiązaniem okazało się wdrożenie systemu, który pozwala na automatyczne informowanie klientów o statusie ich zlecenia. Cała korespondencja może odbywać się z poziomu naszego systemu, bezpośrednio pomiędzy klientem a deweloperem realizującym jego projekt. Dzięki temu rozwiązaniu deweloper na bieżąco widzi komentarze dotyczące projektu czy przesłane przez klienta załączniki i może niezwłocznie pracować nad wprowadzaniem zmian. Klient natomiast ma wszystkie informacje w jednym miejscu i może w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie jest realizacja jego projektu.
3. Automatyzacje w sklepie internetowym
Branża e-commerce to sektor, w którym automatyzacja procesów jest kluczowa dla przyspieszenia realizacji zamówień i obsługi klienta. Niezależnie od wielkości sklepu jest wiele powtarzających się czynności, które zazwyczaj są czasochłonne. Należą do nich między innymi nadawanie paczek, wysyłanie maili do klientów, wprowadzanie produktów do sklepu internetowego czy aktualizacja stanów magazynowych w różnych kanałach sprzedaży.
Z pomocą przychodzą rozwiązania takie jak BaseLinker, za pomocą którego zintegrujemy nasz sklep internetowy z wieloma platformami marketplace, firmami wysyłkowymi, systemami księgowymi czy hurtowniami. Ręczne wprowadzanie produktów do kilku platform czy wypisywanie faktur do każdego zamówienia z pewnością pochłonie dużo Twojego czasu. Pomyśl, ile zaoszczędzisz, jeśli będziesz w stanie przenieść wszystkie produkty za pomocą kilku kliknięć, a faktury do klientów będą wysyłać się same po złożeniu przez nich zamówienia.
Automatyzacje można wprowadzić nawet w niewielkim sklepie internetowym. Na przykład sama integracja z firmą kurierską pozwoli na przyspieszenie pracochłonnych czynności związanych z wysyłką, takich jak ręczne przepisywanie danych z zamówienia na list przewozowy czy ręczna aktualizacja statusów zamówień. Dzięki integracji z firmą kurierską, dane klienta do wysyłki będą pobierane automatycznie, status wysyłki w systemie zmieni się wraz z nadaniem czy odebraniem paczki, a do klienta zostanie wysłany mail z informacją o statusie swojej wysyłki.
4. Kiedy zdecydować się na wprowadzenie automatyzacji technicznej?
Jeżeli ciągle brakuje Ci czasu i nie wyrabiasz się z codziennymi obowiązkami, przez co czas oczekiwania na odpowiedź czy realizację usługi się wydłuża jest to moment, aby pomyśleć o zmianach. Oczywiście nie każdą czynność można zautomatyzować poprzez rozwiązanie technologiczne. Jest jednak szereg różnorodnych narzędzi, które mogą polepszyć wydajność Twojej firmy w zakresie zarządzania zespołem, komunikacji, przygotowania ofert, rozliczeń czy rezerwacji spotkań. Dzięki nim zyskasz więcej wolnego czasu, który możesz przeznaczyć na inne ważne zadania wymagające zasobów ludzkich.
5. Kiedy zdecydować się na wprowadzenie automatyzacji technicznej?
Automatyzacje i integracje różnego rodzaju pozwalają odciążyć Ciebie i Twoich pracowników. Przy wprowadzeniu odpowiednich rozwiązań zatrudnianie dodatkowych osób do pracy może okazać się niepotrzebne, zwłaszcza jeżeli zakres ich obowiązków byłby ograniczony do konkretnej czynności, np. wystawiania faktur czy dodawania produktów w platformach marketplace. Nawet najlepszy zespół nie jest w stanie zaktualizować tysięcy produktów w ciągu kilkunastu minut. Warto więc porównać koszty wprowadzenia automatyzacji technologicznej a zatrudnienia i utrzymania pracowników. W niektórych przypadkach zasoby ludzkie są niezastąpione, jednak możemy zadbać o to, aby nasi pracownicy mieli czas na rozwój i nowe wyzwania.
6. Od czego zacząć automatyzację technologiczną w firmie?
Z pewnością wiesz już, jakie procesy chcesz przyspieszyć. Być może nawet udało Ci się znaleźć odpowiedni moduł lub system, który Ci w tym pomoże. W przypadku gotowych rozwiązań warto zwrócić uwagę na listę ich funkcji lub dokumentację techniczną. Wtedy upewnisz się, czy wybrane rozwiązanie, w które chcesz zainwestować, rzeczywiście rozwiązuje Twój problem.
Jeżeli specyfika Twojego biznesu wymaga nietypowych rozwiązań, warto skonsultować się z programistą, który będzie mógł zweryfikować Twój projekt od strony technicznej i podpowiedzieć czy wymagane jest dedykowane rozwiązanie, czy istnieje gotowe narzędzie, o które można się oprzeć.